Tutorials & Einblicke

1. Praxisaccount erstellen

   Der erste Schritt ist die kostenlose Registrierung. Nach Abschluss Ihrer Registrierung prüfen wir Ihren Account und schalten ihn normalerweise innerhalb eines Tages frei.

2. Patienten-Einverständnis

   Wegen der ärztlichen Schweigepflicht und dem Datenschutz ist es wichtig, dass Patienten zustimmen, dass Ihre Daten zu Rechnungszwecken an uns weitergegeben werden.
   Dafür kann der Patient entweder einen QR-Code in der Praxis scannen und unsere digitale Einverständniserklärung ausfüllen, oder direkt eine gedruckte Version in der Praxis unterschreiben.

3. Rechnungen verschicken

   Jetzt können Sie Rechnungen über uns verschicken. Sie können Rechnungen direkt aus Ihrer Praxissoftware bei uns hochladen, oder direkt bei uns erstellen.
   Wir kümmern uns um den Rechnungsversand, die Patientenkommunikation und das Mahnwesen bis optional Inkasso. Das Geld überweisen die Patienten dabei weiterhin direkt an Sie - wir lesen lediglich wie ein Steuerberater mit um das Mahnwesen durchführen zu können.

Exportieren Sie zunächst die Rechnungen aus Ihrer Praxissoftware im PADNeXt Format als .zip-Datei (oder im PAD Format als .DAT Datei). Laden Sie diese Datei dann per Drag and Drop bei uns unter "Rechnungen" -> "Hochladen" hoch. Alternativ können Sie Rechnungen und Rechnungs-Templates unter "Rechnungen" -> "Erstellen" auch direkt bei uns erstellen. Eine exakt gleiche Rechnung kann dabei nicht mehrfach hochgeladen oder erstellt werden, sodass Sie keine Rechnungen doppelt verschicken.
Wenn Sie die Rechnungsprüfung aktiviert haben, prüfen wir Ihre Rechnungen auf Ausschlussziffern und eine Vielzahl von GOÄ-Regeln und geben Ihnen Feedback zu den Rechnungsfehlern.

Nach dem Hochladen der Rechnungen sind diese in unserem System, aber noch nicht versendet. Sie können die Rechnungen direkt versenden oder zunächst zur Rechnungsübersicht ("Rechnungen" -> "Übersicht") navigieren, wo Sie die Rechnungen einsehen und bearbeiten können.

Die Rechnungsübersicht ("Rechnungen" -> "Übersicht") besteht aus der Einzelansicht der Rechnungen und den Statistiken. Sie können die angezeigten / analysierten Rechnungen umfassend fitlern.

Einzelansicht:
In der Tabelle entspricht jede Zeile einer Rechnung. Wenn Sie in einer Rechnungs-Zeile links auf den Pfeil nach untern klicken, sehen Sie detailliertere informationen wie z.B. auch die zugeordneten Überweisungen.
Um die möglichen Aktionen für eine Rechnung zu öffnen, können Sie in einer Rechnungs-Zeile links auf die 3 Punkte klicken. Dort können Sie die Rechnungen anschauen, Befunden anhängen, stornieren, ...

Statistiken:
Um eine Gesamtübersicht mit interaktiven Grafiken zu sehen, können Sie unter den Rechnungsfiltern Statistiken anklicken.
Dort werden Ihnen Kennzahlen wie Rechnungsanzahl, Durchschnitt, Median, Dauer bis zur Bezahlung, etc. angezeigt.
Darunter finden Sie interaktive und klickbare Grafiken. Z.B. ein Kuchendiagramm dazu wie viele Rechnungen noch offen oder schon bezahlt sind.

• Befund mitschicken

  Möchten Sie Befunde oder PDF-Dokumente mit der Rechnung mitschicken? Dann klicken Sie auf Befunde und laden Sie die Dateien hoch. Die Befunde werden mit der Rechnung mitgeschickt und sind auch im Online-Portal des Patienten einsehbar.

• Rechnung an Inkasso weitergeben

  Wenn eine Rechnung nach unserem kaufmännischen Mahnwesen noch nicht vollständig bezahlt wurde, können Sie diese durch Inkasso eintreiben lassen. Dazu können Sie einfach auf An Inkasso übergeben klicken. Wir übergeben die Rechnung dann an unseren Inkassopartner der sich um die Eintreibung kümmert. Bevor weitere kostenpflichtige Schritte wie z.B. ein Gerichtsverfahren eingeleitet werden, wird mit Ihnen Rücksprache gehalten. Da Ihnen durch das vorgerichtliche Inkassoverfahren im Normalfall keine Kosten entstehen, lohnt sich das oftmals.
  Sie können auch die automatische Weitergabe an Inkasso ab einer bestimmten offenen Forderungshöhe oben rechts in Ihren Einstellungen generell festlegen - dann müssen Sie nicht jede einzelne Rechnung manuell an Inkasso weitergeben.

• DATEV Export

  Um die Rechnungs und Zahlungsdaten für Ihren Steuerberater zu exportieren, können Sie einfach auf Datev Export klicken.

• Fehlerhafte Rechnung korrigieren

  Ist ein Fehler in der Rechnung - z.B. falsche Adresse, Diagnosen, Ziffern? Wenn die Rechnung noch nicht verschickt wurde, können Sie einfach auf Rechnung bearbeiten oder Rechnungsempfänger ändern klicken.
  Wenn die Rechnung schon verschickt wurde, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Rechnung stornieren. Info: Es wird eine Stornorechnung (Gegenrechnung) erstellt die den Betrag der Rechnung zurückbucht. Diese können Sie versenden oder einfach ignorieren.
  2. Bei der stornierten Rechnung Rechnung neu anlegen klicken.
  3. Die neu erstellte Rechnung bearbeiten und dann versenden.
  4. Wenn für die stornierte Rechnung bereits Zahlungen eingegangen waren, können Sie diese einfach auf die neu erstellte korrigierte Rechnung übertragen, indem Sie auf Überweisungen stornierter Rechnung übernehmen klicken.

• Patientenrückfrage - Rechnung pausieren

  Wenn ein Patient eine Rückfrage zu einer Rechnung hat, die Sie erst klären möchten bevor Mahnungen versendet werden, können Sie auf Klärungsbedarf klicken und die Rechnung mit einem Kommentar pausieren.

• Zahlungsfrist verlängern

  Wenn ein Patient mehr Zeit zum Zahlen einer Rechnung benötigt, können Sie die Zahlungsfrist unter Zahlungsfrist anpassen verlängern.

• Mahnung stoppen

  Wenn Sie sich mit einem Patienten einig geworden sind, und keine weiteren Mahnungen versenden möchten, können Sie das Mahnwesen abbrechen indem Sie auf Nicht (weiter) mahnen klicken.

• Zu viel überwiesenen Betrag zurücküberweisen

  Sollte für eine Rechnung zu viel überwiesen worden sein, vermerken wir dies bei der entsprechenden Rechnung und informieren Sie darüber. Damit wir Sie nicht weiter über die zu hoch bezahlten Rechnungen informieren, können Sie bei der entsprechenden Rechnung links auf den Pfeil anch unten klicken. Dort sehen Sie die zu viel bezahlten Beträge und können diese als Gesehen oder Zurücküberwiesen markieren.

• Barzahlung - Beträge manuell anpassen

  Wenn ein Patient einen Betrag z.B. bereits in Bar bezahlt hat, können Sie den direkt bei der Rechnung vermerken, indem Sie auf Eingegangenen Betrag anpassen klicken.

• Rechnungs-Kommentar

  Wenn Sie auf einer Rechnung eine individuelle Nachricht hinterlassen möchten, können Sie diesen einfach unter Rechnungs-Kommentar angeben

• Interner Kommentar

  Sie können sich private Notizen zu einer Rechnung machen, die der Patient nicht einsehen kann. Dazu einfach unter Interner Kommentar den gewünschten Text angeben.

Vorgänge:
Unter den Vorgängen werden Sie über aktuelle Informationen informiert. Z.B. wenn Ihr Konto noch nicht verbunden ist, sodass wir die Zahlungen der Patienten nicht autoamtisch den Rechnungen zuordnen können. Oder aber, wenn noch Rechnungen mit Klärungsbedarf offen sind, oder für manche Rechnungen zu viel bezahlt, dies aber noch nicht eingesehen wurde.

• Rechnungsdaten

  Sie können Ihre Rechnung mit Ihrem eigenen Rechnungskopf, Absenderadresse, Logo, Anfangstext und Endetext individualisieren.
  Zusätzlich können Sie die Anzahl der Mahnstufen frei festlegen und entscheiden ob Ihr Logo in Farbe gedruckt werden soll.

• Automatisches Inkasso

  Sie können Rechnungen ab einem frei wählbaren offenen Rechnungsbetrag automatisch von uns an Inkasso weitergeben lassen. Da vorgerichtlich normalerweise keine Zusatzkosten entstehen, ist das oft empfehlenswert.
  Um das automatische Inkasso zu aktivieren, können Sie einfach unter Praxisdaten das Automatische Inkasso anpassen.
  Alternativ können Sie Rechnungen auch individuell an Inkasso weitergeben, wenn Sie z.B. erst selber mit den Patienten Rücksprche halten möchten.

• Benutzer anlegen

  Sie können mehrere Benutzer mit eigenen Zugangsdaten anlegen, z.B. einen separaten Zugang für den Praxisinhaber und seine Abrechnungs-MFA. Dazu einfach unter Unter-Benutzerübersicht auf Benutzer anlegen klicken.

• 2-Faktor-Authentifizierung (2FA)

  Um Ihren Account sicherer zu machen, können Sie optional 2-FA aktivieren. Dazu einfach unter Benutzerdaten bei 2-Faktor-Authentifizierung auf aktivieren klicken.

• Standorte anlegen

  Wenn Sie mehrere Standorte haben und diese getrennt verwalten und abrechnen möchten, können Sie unter Unter-Standortübersicht auf Standort anlegen klicken. Dann wird Ihr gesamter Account dupliziert, sodass Sie nicht alles neu eingeben müssen. Im Anschluss können Sie dann noch z.B. den Rechnungskopf für Ihren Standort anpassen und alle Einstellungen losgelöst von Ihrem ursprünglichen Account anpassen.

Einverständnisse:
Hier sind alle digital für Ihre Praxis unterschriebenen Einverständniserklärungen Ihrer Patienten und Rechnungsempfänger. Sie können nach Einverständnissen suchen und diese als PDF herunterladen.

Patienten-Übersicht:
Hier können Sie alle Ihre Rechnungsempfänger einsehen, suchen und bearbeiten.
Sie können Rechnungen digital versenden. Dabei bekommt der Patient per E-Mail die Benachrichtigung, dass eine Rechnung für ihn vorliegt mit einem Link zu seinem Online-Account bei uns. Dort kann er sich die Rechnung ganz einfach datenschutzkonform ansehen und herunterladen. Bitte beachten Sie, dass der Patient dem erst zustimmen muss. Dafür können Sie für einen Patienten einfach seine E-Mail angeben und dann E-Mail Rechnung aktivvieren.

Wir rechnen monatlich mit Ihnen ab. Gemäß unserer Preise bezahlen Sie nur für Rechnungen / Mahnungen, die Sie diesen Monat versendet haben.
Wir empfehlen Ihnen ein SEPA Lastschriftmandat einzurichten, damit Sie sich nicht jeden Monat um die Überweisung kümmern müssen. Das können Sie ganz einfach in Ihren Einstellungen unter Kontomandate, SEPA Lastschriftmandat tun.
Unsere Abrechnung schlüsselt die Kosten exakt pro Rechnung auf, sodass Sie genau sehen wofür welche Kosten angefallen sind und wieso.