Worauf sollte man bei Abrechnungsstellen achten?
Worauf es für Arztpraxen ankommt
Das Wichtigste:
- Abrechnungsstellen automatisieren Rechnungsversand, Mahnwesen und Zahlungskontrolle.
- Der Funktionsumfang unterscheidet sich stark je nach Anbieter – vor allem bei Digitalisierung und Service.
- Wichtige Unterschiede: Kosten, Vertragsbedingungen, Zusatzfunktionen wie Factoring oder Inkasso.
- Entscheidend ist oft die Kombination aus Aufwand, Kosten und Zahlungsfluss.
- Die passende Lösung hängt von Praxisgröße und Abrechnungsvolumen ab.
Welche Aufgaben übernimmt eine Abrechnungsstelle?
Was macht eine privatärztliche Verrechnungsstelle?
Eine privatärztliche Abrechnungsstelle übernimmt für Arztpraxen zentrale Teile der Privatliquidation. Dazu gehören insbesondere die Verarbeitung, der Versand und die Überwachung von Rechnungen sowie das komplette Forderungsmanagement gegenüber Patienten.
1. Rechnungsversand & Rechnungsverarbeitung
- Digitale oder postalische Zustellung von GOÄ-konformen Rechnungen an Patienten
- Automatisierter Druck-, Kuvertier- und Versandprozess
- Unterstützung verschiedener Versandkanäle (Post, E-Mail, Patientenportal)
2. Rechnungsprüfung & Rechnungsoptimierung
- Prüfung auf GOÄ-Konformität und formale Fehler
- Erkennung fehlender oder unplausibler Leistungsziffern
- Optimierung der Abrechnung zur Vermeidung von Kürzungen durch Kostenträger oder Patientenrückfragen
3. Zahlungsüberwachung & Mahnwesen
- Automatisierte Zuordnung von Zahlungseingängen zu Rechnungen
- Strukturiertes Mahnwesen mit definierten Mahnstufen
- Reduktion von Zahlungsausfällen durch konsequente Nachverfolgung offener Forderungen
4. Patientenkommunikation & Service
- Bearbeitung von Patientenanfragen zu Rechnungen und Zahlungsmodalitäten
- Bereitstellung von Onlineportalen für Rechnungsübersicht und Dokumente
- Digitale Zahlungsoptionen wie Girocode oder Onlinezahlungssysteme
5. Reporting, Schnittstellen & Verwaltung
- Interaktive Auswertungen zu offenen Posten, Zahlungseingängen und Umsatzentwicklung
- DATEV-Schnittstellen für Steuerberater und Buchhaltung
- Export von Abrechnungsdaten für Praxissoftware oder externe Systeme
6. Factoring & Inkasso (optional je nach Anbieter)
- Factoring: Sofortige Auszahlung offener Forderungen gegen Gebühr
- Inkasso: Eintreibung überfälliger Forderungen bei Zahlungsverzug
Welche Unterschiede gibt es zwischen Abrechnungsstellen?
Wichtige Einordnung
Abrechnungsstellen unterscheiden sich teils erheblich in ihrem Leistungsumfang, der Vertragsgestaltung und der Art der Zusammenarbeit mit Arztpraxen. Besonders relevant sind Unterschiede bei Rechnungsabtretung, Auszahlung, Kostenstruktur und Zusatzleistungen wie Factoring oder Inkasso.
1. Rechnungsabtretung (Zession) vs. Direktabrechnung
- Bei einigen Abrechnungsstellen erfolgt eine Rechnungsabtretung (§ 398 BGB ), sodass die Forderung rechtlich auf den Dienstleister übergeht
- Andere Modelle arbeiten ohne Abtretung – die Praxis bleibt rechtlicher Forderungsinhaber
- Dies hat Auswirkungen auf Kontrolle, Patientenkommunikation und Haftungsstruktur
2. Auszahlung & Liquidität
- Auszahlung direkt nach Zahlungseingang oder nach festen Intervallen (z. B. alle 2-4 Wochen) - oder Patienten überweisen direkt an die Praxis
- Teilweise verzögerte Auszahlungen durch interne Abrechnungsprozesse oder Risikoprüfungen
3. Factoring & Inkasso
- Factoring: Sofortige Auszahlung offener Rechnungen gegen Gebühren
- Inkasso: Zusätzliche Dienstleistung zur Durchsetzung überfälliger Forderungen
- Nicht alle Abrechnungsstellen bieten beide Leistungen oder nur zu unterschiedlichen Konditionen
4. Rechnungsprüfung & Qualitätssicherung
- Unterschiedliche Tiefe der GOÄ-Prüfung vor Rechnungsversand
- Teilweise automatische Plausibilitäts- und Fehlerprüfung
- Qualität der Prüfung beeinflusst Rückläuferquote und Patientenrückfragen
5. Kostenstruktur & Vertragsmodelle
- Prozentuale Gebühren pro Rechnung oder pauschale Monatsmodelle
- Zusatzkosten für Factoring, Inkasso oder Sonderleistungen möglich
- Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen unterscheiden sich stark zwischen Anbietern
6. Vertragsrisiken & Flexibilität
- Einige Anbieter arbeiten mit längeren Mindestvertragslaufzeiten
- Kündigungsfristen können mehrere Monate betragen
- Moderne Anbieter setzen zunehmend auf flexible oder monatlich kündbare Modelle
Welche Abrechnungsstelle passt zu meiner Arztpraxis?
Ein modernes Modell ist die klassische Privatliquidation mit digitaler Unterstützung: Dabei bleibt die Praxis rechtlicher Forderungsinhaber, während der gesamte administrative Prozess automatisiert wird.
Dazu gehören typischerweise Rechnungsversand, Zahlungsüberwachung, strukturiertes Mahnwesen, Patientenkommunikation sowie optionale Inkasso-Prozesse und digitale Services wie Onlineportale oder E-Mail-Rechnungen.
Ein solches Modell ermöglicht es, Zahlungen direkt vom Patienten an die Praxis zu erhalten, während gleichzeitig der gesamte Verwaltungsaufwand im Hintergrund reduziert wird. Dadurch entsteht eine Kombination aus Kontrolle, Liquidität und Automatisierung.
Welche Lösung am besten geeignet ist, hängt letztlich davon ab, ob der Fokus auf maximaler Automatisierung, Sofortauszahlung oder vollständiger Kontrolle über die Forderung liegt.
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oder
Kostenlos testenEine privatärztliche Verrechnungsstelle unterstützt Arztpraxen bei der Abrechnung nach GOÄ. Sie übernimmt je nach Anbieter Aufgaben wie Rechnungsversand, Zahlungsüberwachung, Mahnwesen, Patientenkommunikation sowie digitale Services.
Abrechnungsstellen unterscheiden sich vor allem in der Vertragsstruktur (z. B. mit oder ohne Rechnungsabtretung), den angebotenen Leistungen wie Factoring oder Inkasso, der Geschwindigkeit der Auszahlung sowie der Kostenstruktur und Vertragslaufzeit.
Bei einer Rechnungsabtretung (Zession nach § 398 BGB) überträgt die Arztpraxis ihre Forderung an die Abrechnungsstelle. Diese wird rechtlicher Forderungsinhaber und übernimmt das gesamte Forderungsmanagement gegenüber dem Patienten.
Typische Leistungen sind Rechnungsversand, GOÄ-konforme Rechnungsprüfung, Zahlungsüberwachung, Mahnwesen, Patientenkommunikation, Onlineportale, digitale Rechnungen, Auswertungen sowie Schnittstellen zu Praxissoftware und Steuerberatungssystemen.
Factoring bedeutet, dass offene Rechnungen sofort ausgezahlt werden, meist gegen Gebühr. Inkasso wird eingesetzt, um überfällige Forderungen einzutreiben. Beide Leistungen sind optional und nicht bei allen Abrechnungsstellen enthalten.
Die Kosten variieren je nach Anbieter stark. Üblich sind prozentuale Gebühren pro Rechnung oder monatliche Pauschalen. Zusätzliche Kosten können für Factoring, Inkasso oder erweiterte digitale Funktionen entstehen.
Wichtige Kriterien sind Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Kostenstruktur, Leistungsumfang, Art der Rechnungsabwicklung, Geschwindigkeit der Auszahlung sowie der Grad an Automatisierung und digitaler Unterstützung.
Die beste Abrechnungsstelle hängt von der Praxisgröße, dem Privatpatientenanteil und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Kleine Praxen benötigen oft weniger Funktionen, während größere Praxen von umfassender Automatisierung profitieren.
Ja, einige moderne Anbieter wie AvisCode bieten flexible oder monatlich kündbare Modelle an. Klassische Abrechnungsstellen arbeiten hingegen häufig mit längeren Mindestvertragslaufzeiten.
Über den Autor
Dieser Artikel wurde von unserem Gründer und Geschäftsführer Felix Vogel erstellt. Er beschäftigt sich täglich mit GOÄ-Prozessen, Rechnungsstellung und modernen Alternativen zur klassischen Rechnungsabtretung.