Wie kann ich die Privatabrechnung selbst machen?
Schritt-für-Schritt Anleitung für Arztpraxen mit konkreten Abläufen und typischen Fehlern.
Das Wichtigste:
- Selbstabrechnung lohnt sich vor allem bei klaren Prozessen, ausreichend Zeit und vorhandenem GOÄ-Wissen.
- Größter Vorteil: volle Kontrolle über Rechnungen, Steigerungsfaktoren und Patientenkommunikation.
- Der eigentliche Aufwand entsteht meist nach der Rechnung: Rückfragen, Forderungsmanagement und Mahnwesen.
- Häufige Fehler sind GOÄ-Fehlabrechnung, unvollständige Dokumentation und verspätete Rechnungsstellung.
- Für viele Praxen ist ein hybrides Modell sinnvoll: intern abrechnen, extern entlasten.
Kann man die Privatabrechnung selbst machen?
Ist die Selbstabrechnung in der Arztpraxis erlaubt und möglich?
Ja. Die Privatabrechnung (GOÄ-Abrechnung) kann grundsätzlich von jeder Arztpraxis selbst durchgeführt werden. Es besteht keine gesetzliche Pflicht, eine externe privatärztliche Verrechnungsstelle zu nutzen.
Entscheidend ist nicht die rechtliche Zulässigkeit, sondern ob interne Prozesse, medizinische Dokumentation und GOÄ-Kenntnisse ausreichend vorhanden sind. Hilfreich sind oft GOÄ-Spickzettel.
Voraussetzungen für eine erfolgreiche Selbstabrechnung:
- Sicherer Umgang mit der GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte)
- Strukturierte und vollständige medizinische Dokumentation
- Zeitliche Ressourcen für Abrechnung, Kontrolle und Mahnwesen
- Klare interne Prozesse für Rechnungserstellung und Forderungsmanagement
Wichtig:
Die Selbstabrechnung scheitert in der Praxis selten an der Rechnung selbst, sondern an fehlenden Prozessen im Umfeld der Abrechnung (Dokumentation, Kontrolle und Zahlungseingang).
Abgrenzung: Selbstabrechnung vs. externe Abrechnung
- Bei der Selbstabrechnung bleibt die gesamte Prozesskette in der Praxis
- Externe Dienstleister übernehmen meist nur Teile wie Rechnungsstellung oder Forderungsmanagement
- Die medizinische Leistung und Dokumentation bleibt in beiden Fällen Aufgabe der Praxis
Wann lohnt sich die Selbstabrechnung?
Wann lohnt sich die Selbstabrechnung wirklich?
Die Selbstabrechnung lohnt sich vor allem dann, wenn eine Arztpraxis über stabile interne Prozesse, ausreichende Zeitressourcen und fundiertes GOÄ-Wissen verfügt.
Entscheidend ist nicht die Praxisgröße, sondern die Frage, ob Abrechnung, Dokumentation und Forderungsmanagement zuverlässig intern abgebildet werden können.
Die Selbstabrechnung lohnt sich besonders bei:
- hohem Anteil privatärztlicher Leistungen - niemand ist so motiviert Rechnungen zu optimieren wie Sie selbst
- klar strukturierten und standardisierten Praxisabläufen
- vorhandenem oder aufgebautem GOÄ-Fachwissen im Team
- ausreichenden personellen Ressourcen für Verwaltung und Abrechnung
- dem Wunsch nach maximaler Kontrolle über Abrechnung und Honorarstruktur
Wann lohnt sich die Selbstabrechnung eher nicht?
- wenn kaum interne Kapazitäten für Verwaltung vorhanden sind
- bei hoher Fehlerquote in der GOÄ-Abrechnung oder Unsicherheiten
- wenn viele Rückfragen von PKV oder Patienten entstehen
- bei komplexen Leistungsbildern mit vielen Analogabrechnungen
- wenn offene Forderungen regelmäßig lange unbearbeitet bleiben
Praxisfazit:
Selbstabrechnung funktioniert am besten in strukturierten Praxen mit klaren Prozessen – nicht zwingend in großen Praxen, sondern in gut organisierten.
Wie funktioniert die Privatabrechnung Schritt für Schritt?
Die Privatabrechnung ist ein durchgehender Prozess aus Dokumentation, GOÄ-konformer Bewertung, Rechnungsstellung und Forderungsmanagement.
In der Praxis entstehen die meisten Fehler nicht bei der Rechnung selbst, sondern bereits in der Dokumentation oder im nachgelagerten Zahlungsprozess.
1. Leistungserfassung und medizinische Dokumentation
Grundlage jeder Privatabrechnung ist eine vollständige und nachvollziehbare medizinische Dokumentation. Sie bildet die Basis für die spätere GOÄ-Abrechnung.
Wichtig sind insbesondere:
- klare Diagnosen und Behandlungsverläufe
- Zeitangaben bei Beratungsleistungen
- eindeutige Abgrenzung einzelner Leistungen
2. Bewertung der Leistungen nach GOÄ
Die dokumentierten Leistungen werden anschließend in GOÄ-Ziffern überführt. Grundlage ist das Zielleistungsprinzip der GOÄ.
Je nach medizinischer Begründung können Steigerungsfaktoren angewendet oder Analogziffern genutzt werden, wenn keine passende GOÄ-Ziffer existiert.
3. Erstellung der Rechnung
Die Rechnung muss den Anforderungen des § 12 GOÄ entsprechen. Dazu gehören vollständige Leistungsangaben, korrekte Ziffern und nachvollziehbare Berechnung.
In dieser Phase wird wirtschaftlich entschieden, welche Leistungen vollständig angesetzt und korrekt begründet werden.
4. Versand der Rechnung und Zahlungsziel
Nach Erstellung wird die Rechnung an Patient oder private Krankenversicherung versendet. Üblich ist ein Zahlungsziel von 30 Tagen.
Ab diesem Zeitpunkt beginnt der Zahlungsprozess inklusive möglicher Rückfragen durch Versicherungen oder Patienten.
5. Forderungsmanagement und Mahnwesen
Ein zentraler, oft unterschätzter Bestandteil der Privatabrechnung ist das Forderungsmanagement. Offene Rechnungen müssen systematisch überwacht und bei Bedarf gemahnt werden.
Gerade hier entsteht in vielen Praxen der größte administrative Aufwand durch Rückfragen, Teilzahlungen oder verspätete PKV-Erstattungen.
Fazit zum Ablauf
Die Privatabrechnung ist kein einzelner Arbeitsschritt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die Qualität der Dokumentation bestimmt dabei maßgeblich den späteren Aufwand im gesamten Abrechnungs- und Zahlungsprozess.
Welche Vorteile hat die Selbstabrechnung?
Die Selbstabrechnung bietet Arztpraxen vor allem dann Vorteile, wenn Prozesse gut strukturiert sind und ausreichend fachliches GOÄ-Wissen vorhanden ist.
Der zentrale Unterschied zur externen Abrechnung liegt darin, dass die Praxis die vollständige Kontrolle über die wirtschaftliche und inhaltliche Gestaltung der Abrechnung behält.
1. Volle Kontrolle über die Abrechnung
Bei der Selbstabrechnung entscheidet die Praxis selbst über Ziffernwahl, Steigerungsfaktoren und Leistungsbewertung innerhalb der GOÄ.
Dadurch können medizinische Besonderheiten direkter und individueller abgebildet werden, ohne externe Standardisierung.
2. Bessere Abbildung des tatsächlichen Behandlungsaufwands
Da die Abrechnung intern erfolgt, besteht ein direkter Bezug zur tatsächlichen Behandlungssituation.
Dies ermöglicht eine präzisere Umsetzung der GOÄ, insbesondere bei komplexen oder zeitintensiven Leistungen.
3. Kein Informationsverlust durch externe Dienstleister
Externe Abrechnungsstellen arbeiten häufig auf Basis der übermittelten Dokumentation.
Bei der Selbstabrechnung bleibt der medizinische Kontext vollständig in der Praxis und kann direkt in die Abrechnung einfließen.
4. Direkter Einfluss auf wirtschaftliche Ergebnisse
Die Praxis hat unmittelbaren Einfluss darauf, wie Leistungen abgerechnet und wirtschaftlich bewertet werden.
Dies kann insbesondere bei regelmäßig wiederkehrenden Leistungen zu einer stabileren und planbareren Erlössituation führen.
Niemand ist so motiviert wie Sie, Ihre Rechnungen zu optimieren.
Wichtige Einschränkung
Die genannten Vorteile entstehen nur, wenn die Abrechnung fachlich korrekt durchgeführt wird. Fehler in der GOÄ-Anwendung oder unvollständige Dokumentation können diesen Vorteil schnell neutralisieren.
Welche typischen Fehler passieren bei der Selbstabrechnung?
In der Praxis entstehen die meisten Probleme bei der Selbstabrechnung nicht durch einzelne Abrechnungsschritte, sondern durch systematische Fehler in Dokumentation, GOÄ-Anwendung und organisatorischen Abläufen.
Diese Fehler führen häufig zu Honorarkürzungen, Rückfragen der privaten Krankenversicherungen oder vermeidbaren Zahlungsausfällen.
1. Unvollständige oder unklare medizinische Dokumentation
Die medizinische Dokumentation ist die Grundlage jeder GOÄ-Abrechnung. Fehlen hier Zeitangaben, klare Diagnosen oder Leistungsabgrenzungen, kann die Abrechnung nicht sauber nachvollzogen werden.
Typische Folgen:
- Rückfragen durch PKV oder Patienten
- Kürzungen einzelner Gebührenpositionen
Ansatz zur Vermeidung:
Standardisierte Dokumentationsprozesse mit klar definierten Pflichtangaben (z. B. Zeit, Leistung, Verlauf).
2. Fehlerhafte Anwendung der GOÄ-Ziffern
Ein häufiger Fehler ist die falsche oder unvollständige Zuordnung von GOÄ-Ziffern, insbesondere bei komplexen oder kombinierten Leistungen.
Typische Folgen:
- wirtschaftliche Verluste durch zu niedrige Bewertung
- formale Beanstandungen durch Kostenträger
Ansatz zur Vermeidung:
Regelmäßige Schulung im Umgang mit der GOÄ sowie klare interne Abrechnungsrichtlinien.
3. Verspätete oder unregelmäßige Rechnungsstellung
Wenn Leistungen erst mit großer zeitlicher Verzögerung abgerechnet werden, steigt das Risiko von Rückfragen oder fehlender Nachvollziehbarkeit.
Typische Folgen:
- verlängerter Zahlungseingang (Cashflow-Verzögerung)
- höhere Fehlerquote in der Abrechnung
Ansatz zur Vermeidung:
Feste Abrechnungszyklen (z. B. täglich oder wöchentlich) direkt im Praxisworkflow verankern.
4. Fehlendes oder unstrukturiertes Mahnwesen
Ein zentraler, oft unterschätzter Fehler ist ein nicht konsequent umgesetztes Forderungsmanagement.
Typische Folgen:
- steigende offene Forderungen
- Liquiditätsprobleme trotz korrekter Abrechnung
Ansatz zur Vermeidung:
Klare Mahnstufen und automatisierte oder halbautomatisierte Prozesse im Forderungsmanagement.
Fazit zu typischen Fehlern
Die meisten Probleme entstehen nicht durch die GOÄ selbst, sondern durch fehlende Standardisierung und unzureichende Prozesskontrolle in der Praxisorganisation.
Wie hoch ist der Aufwand der Selbstabrechnung?
Der tatsächliche Aufwand der Selbstabrechnung wird in vielen Arztpraxen unterschätzt, da er sich nicht nur auf die reine Rechnungserstellung beschränkt.
In der Praxis entsteht der größte Aufwand weniger in der Abrechnung selbst, sondern im Zusammenspiel aus Dokumentation, Kontrolle, Rückfragen und Forderungsmanagement.
Wo entsteht der Aufwand konkret?
Die Selbstabrechnung umfasst mehrere laufende Aufgaben, die parallel zum Praxisbetrieb stattfinden:
- laufende medizinische Dokumentationsprüfung und Nachbereitung
- Erstellung und Kontrolle der GOÄ-konformen Abrechnung
- Bearbeitung von Rückfragen durch PKV oder Patienten
- Überwachung offener Forderungen und Zahlungseingänge
- Durchführung von Mahnprozessen bei Zahlungsverzug
Was oft unterschätzt wird
Besonders der organisatorische Anteil nach der Rechnungsstellung ist in vielen Praxen deutlich zeitintensiver als die eigentliche Abrechnung nach GOÄ.
Dazu zählen insbesondere Rückfragen von Versicherungen, Nachforderungen von Unterlagen sowie verspätete oder gestaffelte Zahlungseingänge.
Unterschied je nach Praxisstruktur
Der Aufwand variiert stark je nach Fachrichtung, Privatanteil und interner Organisation:
- Hausarztpraxen: viele Einzelleistungen, hoher Verwaltungsdurchlauf
- Facharztpraxen: komplexere GOÄ-Anwendungen, höherer Prüfaufwand
- operativ tätige Praxen: hoher Dokumentations- und Abrechnungsumfang pro Fall
Fazit zum Aufwand
Die Selbstabrechnung ist kein einmaliger Verwaltungsakt, sondern ein dauerhaft laufender Prozess, der organisatorisch in den Praxisalltag integriert werden muss.
Entscheidend ist daher nicht nur die Abrechnungskompetenz, sondern die Fähigkeit, den gesamten Prozess aus Dokumentation, Abrechnung und Forderungsmanagement zuverlässig zu steuern.
Praxisempfehlung: Hybrides Modell aus Selbstabrechnung und externer Unterstützung
In vielen Arztpraxen erweist sich ein hybrides Abrechnungsmodell als besonders effizient: Die inhaltliche Abrechnung bleibt intern, während administrative und wiederkehrende Prozesse ausgelagert werden.
- Interne Abrechnung zur Sicherstellung maximaler Kontrolle über GOÄ-Ziffern, Steigerungsfaktoren und medizinische Bewertung.
- Externe Unterstützung für wiederkehrende administrative Aufgaben wie Rechnungsversand, Forderungsmanagement und Patientenkommunikation.
- Ergänzende Rechnungsprüfung zur Reduktion von Fehlern und zur Stabilisierung der Liquidität durch schnellere und zuverlässigere Zahlungseingänge. Dies kann zuverlässig von einer privatärztlichen Verrechnungsstelle (PVS) übernommen werden.
Ergebnis: Hohe inhaltliche Kontrolle bei gleichzeitig reduziertem Verwaltungsaufwand, geringeren Fehlerquoten und stabileren Einnahmen. Ein solches hybrides Modell bei der die repetetiven Verwaltungsaufgaben extern übernommen werden, kann sehr preiswert und effizient sein.
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oder
Kostenlos testenJa, die Privatabrechnung nach GOÄ kann grundsätzlich vollständig intern in der Arztpraxis durchgeführt werden. Eine externe Abrechnungsstelle ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Entscheidend sind jedoch strukturierte Prozesse, vollständige Dokumentation und sicheres GOÄ-Wissen.
Die Selbstabrechnung lohnt sich vor allem bei klar strukturierten Abläufen, ausreichenden personellen Ressourcen und fundierten Kenntnissen der GOÄ. Besonders sinnvoll ist sie bei hohem Anteil privatärztlicher Leistungen und gut organisierten Praxisprozessen.
Der größte Vorteil der Selbstabrechnung ist die volle Kontrolle über die Abrechnung, einschließlich Ziffernwahl, Steigerungsfaktoren und wirtschaftlicher Bewertung. Zudem bleibt der medizinische Kontext vollständig in der Praxis, wodurch keine Informationsverluste durch externe Dienstleister entstehen.
Häufige Fehler sind unvollständige medizinische Dokumentation, falsche oder unvollständige GOÄ-Ziffern, verspätete Rechnungsstellung sowie ein unstrukturiertes Mahnwesen. Diese Fehler führen oft zu Rückfragen, Honorarkürzungen oder verzögerten Zahlungseingängen.
Der Aufwand der Selbstabrechnung entsteht nicht nur bei der Rechnungserstellung, sondern vor allem im laufenden Prozess aus Dokumentation, Kontrolle offener Forderungen, Bearbeitung von Rückfragen und Mahnwesen. Besonders dieser organisatorische Teil wird häufig unterschätzt.
Ja, ein hybrides Modell hat sich in vielen Praxen bewährt. Dabei bleibt die inhaltliche Abrechnung intern, während administrative Aufgaben wie Mahnwesen oder Rechnungsprüfung teilweise extern unterstützt werden. So wird Kontrolle mit Effizienz kombiniert.
Über den Autor
Dieser Artikel wurde von unserem Gründer und Geschäftsführer Felix Vogel erstellt. Er beschäftigt sich täglich mit GOÄ-Prozessen, Rechnungsstellung und modernen Alternativen zur klassischen Rechnungsabtretung.